Pflegesatzverhandlungen: So bekommen Sie mehr Geld für die Pflege

Das Wichtigste in Kürze

  • Die Pflegesatzverhandlung entscheidet: Was zahlt die Kasse, was zahlen die Patienten?
  • Sie müssen für die Verhandlungen Ihre Finanzen offenlegen und nachweisen, dass ein höherer Pflegesatz notwendig ist.
  • Die Pflegesatzvereinbarung gilt in der Regel 1 Jahr.
  • Erfolgreiche Verhandlungen bedeuten: Mehr Geld für Ihren Pflegebetrieb.
Inhaltsverzeichnis

Pflege kostet Geld. Die Pflegesatzverhandlung entscheidet: Wie viel Geld bekommen Sie für die Pflegeleistungen? Um einen höheren Pflegesatz zu bekommen, müssen Sie Ihre Kosten detailliert analysieren und gegenüber der Pflegekasse rechtfertigen.

Pflegesatzverhandlung & Pflegesatzvereinbarung: Was ist das?

Die Pflegesatzverhandlung ist die Basis Ihres Pflegebetriebes. Wenn Sie gerade Ihren Pflegedienst gründen oder im laufenden Betrieb gestiegene Kosten feststellen – Pflegesatzverhandlungen entscheiden darüber, wie viel von Ihren Pflegekosten die Kassen übernehmen und was die Pflegebedürftigen selbst als Eigenanteil zahlen müssen.

Je mehr Sie den Kassen in Rechnung stellen können, desto weniger müssen Sie von Ihren Patienten verlangen.

Es gibt 2 Arten von Pflegesatzverhandlungen:

  • Pauschalverhandlung: Entscheidung über einen Pflegesatz für alle Pflegebetriebe im Bundesland
  • Individuelle Verhandlung: Entscheidung über den Pflegesatz für einen Pflegebetrieb

Die Pflegesatzvereinbarung ist das Ergebnis der Pflegesatzverhandlungen. Sie legt fest, wer welchen Anteil Ihrer Kosten trägt.

Gute Pflegesatzvereinbarung mit höherem Pflegesatz = mehr Geld von der Kasse und/oder den Patienten.

Was ist der Pflegesatz?

Der Pflegesatz ist die monatliche Bezahlung für Ihre Pflegeleistungen. Er wird von den Kassen und den Patienten gemeinsam bezahlt. Je höher der Pflegesatz, desto höher die Einnahmen für Ihre Pflegeeinrichtung.

Der Pflegesatz setzt sich zusammen aus: 

  • Kosten für allgemeine Pflegeleistungen
  • Kosten für Unterkunft und Verpflegung
  • Investitionskosten
  • Ausbildungsvergütung

Pflegesatzverhandlungen: Wer zahlt was?

Bevor Sie in die Pflegesatzverhandlungen mit den Pflegekassen gehen, ist es wichtig zu verstehen, für welche Kosten die Kassen aufkommen – und was am Ende Eigenleistung der Patienten ist. 

Kosten für allgemeine Pflegeleistungen: zahlt die Pflegekasse

  • Grundpflege
  • Medizinische Behandlungspflege
  • Soziale Betreuung

Kosten für Unterkunft und Verpflegung: zahlt der Patient (Höhe bestimmt die Pflegekasse)

  • Zimmer und Mobiliar
  • Reinigung
  • Wäsche
  • Essen inkl. Zubereitung

Investitionskosten: zahlt der Patient

  • Instandhaltung
  • Erneuerung

Ausbildungsvergütung: zahlt der Patient

  • Für die Azubis in der Altenpflege 
  • Täglich 2,13 €

Wie viel die Pflegekasse übernimmt von den Kosten für allgemeine Pflegeleistungen, hängt vom Pflegegrad der Patienten ab. Je höher der Pflegegrad, desto mehr Leistungen bezahlt die Kasse:

  • Pflegegrad 1: 125 €
  • Pflegegrad 2: 770 €
  • Pflegegrad 3: 1.262 €
  • Pflegegrad 4: 1.775 €
  • Pflegegrad 5: 2.005 €

Wann kann ich den Pflegesatz verhandeln?

Für Pflegesatzverhandlungen gibt es 2 Gründe:

  • Sie eröffnen eine neue Pflegeeinrichtung (Erstverhandlung).
  • Der aktuelle Pflegesatz deckt Ihre Kosten nicht mehr.

Ob Sie für Ihren Betrieb einen individuellen Pflegesatz mit den Kassen verhandeln können oder sich an einer Pauschalverhandlung beteiligen müssen, hängt davon ab, in welchem Bundesland Ihre Pflegeeinrichtung ist.

Pflegesatzverhandlungen: Was muss ich vorbereiten?

Eine gute Vorbereitung auf den Termin mit den Kassen ist entscheidend für die finanzielle Situation Ihres Pflegebetriebes im nächsten Jahr.

Hinweis: Fangen Sie rechtzeitig vor Ablauf der aktuellen Pflegesatz-Periode mit den Vorbereitungen an, um finanzielle Engpässe zu vermeiden, bevor Sie einen neuen Pflegesatz verhandelt haben.

Kosten analysieren

Basis für die Pflegesatzverhandlungen ist eine detaillierte Analyse Ihrer aktuellen Pflegekosten:

  • Wie teuer ist jeder einzelne Kostenpunkt?
  • Welche Kosten sind gestiegen?
  • Welche Preissteigerung ist zu erwarten?

Um diese Fragen zu beantworten, sind umfassende Kalkulationen nötig. Eine einwandfreie Buchhaltung und Finanzplanung sind entscheidend für den Erfolg Ihrer Pflegesatzverhandlungen.

Das müssen Sie vor den Pflegesatzverhandlungen prüfen: 

  • Finanzbuchhaltung & Jahresabschluss
  • Kosten- & Leistungsrechnungen
  • Personalkosten
  • Pflegedokumentation
  • Geplante Einnahmen & Kosten

Für die Verhandlungen müssen Sie Ihre Kosten des letzten Jahres den voraussichtlichen Kosten des Folgejahres gegenüberstellen. Nur so lässt sich nachweisen, dass eine Erhöhung des Pflegesatzes notwendig ist.

Auch eine Wettbewerbsanalyse ist wichtig: Wie hoch sind die aktuellen Marktpreise und welche Kosten haben andere vergleichbare Pflegebetriebe in Ihrem Bundesland, in Ihrer Umgebung? Informationen dazu finden Sie z. B. online über den AOK-Pflegenavigator oder den Pflegelotsen der vdek.

Das Pflegeversicherungsgesetz (PflegeVG) bestimmt: Pflegedienste müssen kostendeckend arbeiten und regelmäßig prüfen, ob ihr Pflegebetrieb wirtschaftlich ist. Das ist Ihr Ansatzpunkt für Pflegesatzverhandlungen.

Pleeg kann Sie bei der betriebswirtschaftlichen Auswertung unterstützen und so aufbereiten, dass die Pflegekasse auf einen Blick die Notwendigkeit eines höheren Pflegesatzes erkennt.

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Pflegesatz berechnen

Ziel der Verhandlung mit den Kassen ist ein höherer Pflegesatz. Auf Grundlage der voraussichtlichen Kosten im nächsten Jahr können Sie berechnen, welcher Pflegesatz in Zukunft nötig wird, damit Sie kostendeckend arbeiten.

Um den Pflegesatz zu ermitteln, müssen Sie die Kosten pro Tag berechnen:

   Kosten für allgemeine Pflegeleistungen
+ Kosten für Unterkunft und Verpflegung
+ Investitionskosten
+ Ausbildungsvergütung
= Tagessatz (Kosten der Pflegeeinrichtung pro Tag)

Tagessatz x 30,42 Tage/Monat = Pflegekosten – Anteil der Pflegekassen = Eigenanteil des Patienten

Hinweis: Auch wenn Sie kostendeckend wirtschaften sollen, müssen kleine Gewinne möglich sein – vor allem um Rücklagen für schlechtere Zeiten zu haben. Deshalb können Sie einen sogenannten kalkulatorischen Risikoaufschlag bei den Pflegesatzverhandlungen ansetzen. Laut verschiedenen Schiedsstellen ist ein Risikoaufschlag von 1,5 bis 4 % möglich.

Unterlagen aufbereiten

Für die Pflegesatzverhandlungen müssen Sie die Wirtschaftlichkeit Ihres Pflege­betriebes nachweisen. Dafür müssen Sie vor Beginn der Verhandlungen eine Übersicht aller Pflegeleistungen vorlegen. Das geht am besten mithilfe Ihrer Pflegedokumentation.

Diese Unterlagen brauchen Sie für die Pflegesatzverhandlungen:

  • Inhalt, Art & Umfang Ihrer Pflegeleistungen
  • Kosten der Leistungen, für die Sie eine Vergütung erhalten
  • Jahresabschluss
  • Übersicht der geplanten Einnahmen und Ausgaben
  • Personalstruktur inkl. voraussichtlicher Personalkosten in Zukunft
  • Stellenbesetzung
  • Eingruppierung der Mitarbeiter nach TövD (Gehälter)
  • Ausstattung des Pflegebetriebs inkl. Kosten

Die Vorbereitungen sind sehr umfangreich – und entscheidend für den Erfolg Ihrer Pflegesatzverhandlungen. Pleeg kann Sie bei der Kostenanalyse und Vorbereitung unterstützen – damit Sie mit der richtigen Strategie in die Pflegesatzverhandlungen mit den Kassen gehen.

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Wie laufen Pflegesatzverhandlungen ab?

Wenn Sie die Kalkulation und alle weiteren Unterlagen vorbereitet haben, können Sie die Pflegesatzverhandlung in die Wege leiten. 

Wie die Pflegesatzverhandlungen ablaufen, hängt davon ab, welchen Pflegebetrieb Sie haben.

Pflegesatzverhandlungen stationäre Pflege

Zum Ende einer Pflegesatz-Periode schicken Sie einen sogenannten Aufruf zur Pflegesatzverhandlung an die Pflegekassen. In dem Schreiben können Sie direkt Ihre Kalkulation für die Pflegesatzverhandlungen inklusive aller Nachweise mitschicken.

Die Kostenträger haben dann 6 Wochen Zeit, Ihre Unterlagen zu prüfen, Ihnen ein Angebot für den Pflegesatz zu machen und die Verhandlungen zu führen – entweder telefonisch oder vor Ort in Ihrer Pflegeeinrichtung.

Was passiert, wenn es bei den Pflegesatzverhandlungen keine Einigung gibt?

Gibt es nach diesen 6 Wochen noch keine Einigung, müsste ein Antrag für ein Schiedsverfahren gestellt werden. Stehen Sie kurz vor Abschluss der Pflegesatz­vereinbarung, ist eine Überschreitung der Pflegesatz-Periode in der Regel für Sie finanziell unproblematisch. 

Aber: Sind die Pflegesatzverhandlungen aussichtslos, brauchen Sie das Schieds­verfahren für eine unabhängige Entscheidung zum Pflegesatz. Dauert das Verfahren nicht 3 Wochen, sondern 3 Monate länger als geplant, sind Ihre Kosten nicht mehr gedeckt. 

Denn: Die Pflegekassen erhöhen den Pflegesatz nicht rückwirkend. Sie können also nicht für 3 Monate rückwirkend mehr Geld von Ihren Patienten fordern.

Pflegesatzverhandlungen ambulante Pflege

Für ambulante Pflegedienste ist nicht so klar geregelt, wie das Pflegesatzverfahren abläuft. In Niedersachsen gibt es seit 2021 ein neues Verfahren zur Bestimmung des pauschalen Pflegesatzes: Auf Basis der Gehälter der Pflegekräfte werden die Pflegedienste verschiedenen Clustern zugeordnet, die unterschiedliche Pflegesätze erhalten.

Pflegesatzverhandlungen häusliche Intensivpflege

Pflegedienste in der ambulanten Intensivpflege müssen eine separate Pflegesatzverhandlung mit jeder Krankenkasse führen, bei der Patienten versichert sind.

Jede Krankenkasse hat ein eigenes Vorgehen für die Verhandlungen. Wer die Kalkulationen für die Pflegesatzverhandlungen gut vorbereitet, kann aber in der Regel schneller eine Vereinbarung erreichen.

Achtung: In der häuslichen Intensivpflege müssen die Pflegesatzvereinbarungen gekündigt werden, bevor neu verhandelt wird. Wichtig dafür: Jede Kasse hat unterschiedliche Laufzeiten für die Vereinbarungen und individuelle Kündigungsfristen.

Für die Verhandlung kann die Unterstützung eines erfahrenen Anwalts oder eines Pflegeverbandes hilfreich sein. Eine Begegnung auf Augenhöhe und Verhandlungsgeschick können über den Erfolg Ihrer Pflegesatzverhandlungen entscheiden.

Wie oft ist eine Pflegesatzverhandlung möglich?

Eine Pflegesatzvereinbarung wird in der Regel für 1 Jahr geschlossen. Die Pflegesatzverhandlung ist also jedes Jahr notwendig.

Wer nimmt an den Pflegesatzverhandlungen teil?

Die Verhandlungen übernehmen die Pflegekassen und die Sozialhilfeträger. In der Regel ist die AOK Ihr Verhandlungs­partner – stellvertretend für alle anderen Kostenträger.

Häufige Fragen zu Pflegesatzverhandlungen

Haben Sie weitere Fragen oder benötigen Unterstützung bei der Pflegesatzverhandlung, können Sie uns gerne kontaktieren.

In Pflegesatzverhandlungen wird verhandelt, welchen Teil der Pflegekosten die Pflegekassen übernehmen werden. Daraus ergibt sich, wie viel die Patienten für die Pflege selbst zahlen müssen.

Die Pflegesatzvereinbarung ist das Ergebnis der Pflegesatzverhandlungen. Sie legt fest, wie viel der Pflegekosten die Kassen übernehmen werden.

Den Pflegesatz legt zu einem großen Teil die Pflegekasse fest. Sie entscheidet, welche Pflegekosten sie übernimmt und wie viel die Pflegebedürftigen für die Unterbringung und Verpflegung im Pflegeheim zahlen.

Natürlich haben die Pflegebetriebe Einfluss darauf, wie hoch der Pflegesatz ist – je nachdem, wie hoch ihre Pflegekosten sind und welchen Pflegesatz sie zur Verhandlung mit der Pflegekasse beantragen.

Der Pflegesatz ist für jeden Pflegebetrieb unterschiedlich. Er setzt sich zusammen aus den Kosten für:

  • Allgemeine Pflegeleistungen
  • Unterkunft und Verpflegung
  • Investitionen im Pflegebetrieb
  • Ausbildung in der Pflege

Ihre Verhandlung mit der Pflegekasse steht bevor? Pleeg kann Sie unterstützen:

  • Analyse Ihrer Kostenstruktur
  • Marktanalyse & Prognose
  • Aufbereitung für die Pflegekasse

Rückmeldung innerhalb eines Werkstages. Das Erstgespräch ist kostenlos & unverbindlich.

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